Guida per l’organizzatore
Organizzare una fiera sposi nella tua location: la guida per l’organizzatore
Questa guida è per la location che vuole fare la propria fiera sposi – o un wedding day su un pomeriggio solo – invece di comprare 9 mq su quella di qualcun altro: una villa, una masseria, un casale, una tenuta o una sala ricevimenti con le sale abbastanza grandi per venti stand. Come scegliere il fine settimana, trovare gli espositori, fare il prezzo dello stand, disegnare la planimetria e che cosa mandare agli espositori dopo, perché lo stand lo ricomprino anche l’anno prossimo.
Aggiornato:
Che cos’è una fiera sposi organizzata in una location?
Una fiera sposi organizzata in una location è un pomeriggio in cui la struttura apre le sue sale a espositori che pagano lo stand: i futuri sposi incontrano in una visita sola i fornitori di tutta la zona, e la location è insieme il padrone di casa e l’espositore più grande.
Le fiere sposi italiane grandi sono padiglioni. Tuttosposi è alla Mostra d’Oltremare di Napoli dal 1989 e dura quattro giorni; Milano Sposi è al Parco Esposizioni di Novegro con «oltre 100 espositori»; Fiere Sposi dichiara «oltre 16 eventi tra autunno e inverno» fra Como, Monza, Verona, Bologna, Padova, Treviso, Trento, Brescia, Modena e Vicenza; SposinLove sta a SiciliaFiera, a Misterbianco. Una fiera in location è un’altra cosa: un pomeriggio, tanti stand quanti ne stanno sul parquet senza soffocare, e una struttura che è padrona di casa ed espositore nello stesso momento. Il nome commerciale della versione piccola, quella che una villa o un agriturismo fa in casa propria, in Italia è wedding day.
Cambia anche il vocabolario, e conviene fissarlo prima di scrivere il primo invito. All’open day inviti i fornitori; alla fiera vendi la superficie agli espositori, e le persone dall’altra parte del banco sono visitatori. Vale la pena sapere subito che cosa non si può vincere: la ricerca «fiera sposi» su Google appartiene ai calendari – fieresposi.it, oggisposa.it, panoramasposi.it, sposiexpo.it – che sono pagine fatte per la coppia che decide a quale fiera andare, non per la struttura che ne organizza una. Alla tua fiera la gente arriva dalla tua pagina, dall’evento su Facebook e dagli espositori stessi, non da quella ricerca.
Fiera sposi o open day: che cosa conviene organizzare?
La differenza è chi paga: l’open day lo finanzia la location e produce una lista di futuri sposi con le loro date, la fiera la finanziano gli espositori e produce stand venduti.
L’open day sono soldi tuoi. Paghi la degustazione, l’allestimento e il personale, e in cambio l’attenzione è tutta tua: la coppia gira le tue sale, guarda le tue mise en place e parla con te della propria data. Esci con una lista di futuri sposi e con le date dei loro matrimoni, che è poi la cosa che rende possibile ricontattarli a febbraio. E le date valgono più di quanto sembra: quasi sei coppie su dieci scelgono la location fra 9 e 18 mesi prima delle nozze – il 32% a 12–18 mesi, il 27% a 9–12 mesi, secondo il Rapporto sul Settore Nuziale 2026 di matrimonio.com su 3.100 coppie sposate nel 2025 – quindi una lista raccolta a gennaio è il calendario dell’estate di due anni dopo. La nostra guida all’open day racconta quella giornata ora per ora.
La fiera sono soldi degli espositori. Al posto della fattura del catering hai le quote degli stand, e ogni espositore porta dentro il proprio pubblico. Il prezzo lo paghi in visibilità: smetti di essere l’attrazione principale. Con trenta stand una coppia passa qualche minuto con te e il resto del pomeriggio dal fotografo e in pasticceria. Per questo una location che organizza una fiera deve avere il proprio stand, il proprio modulo di iscrizione e il proprio posto nel programma della giornata, esattamente come gli altri.
Quasi tutte le strutture cominciano da una via di mezzo: un open day con qualche espositore, una sfilata e una degustazione – il wedding day. Ha un po’ della portata della fiera e la confidenza dell’open day, e tu resti il padrone di casa. La fiera vera, con stand, regolamento e planimetria, è più facile quando hai già i numeri di un’edizione precedente, perché è con quei numeri che si vende la superficie. Sul calendario le due cose non si contendono niente: in Italia otto matrimoni su dieci si celebrano fra aprile e ottobre, con i picchi a giugno e a settembre (Istat), mentre le fiere fanno l’esatto contrario – Tuttosposi a ottobre, Milano Sposi a ottobre, SposinLove a novembre, Fiere Sposi «tra autunno e inverno». Da novembre a marzo le tue sale sono libere e le coppie stanno cercando: è lì che sta la tua giornata.
Come si trovano gli espositori per una fiera sposi?
Un espositore non compra metri quadri, compra l’accesso ai futuri sposi: lo stand si vende con i numeri dell’edizione precedente, con la planimetria già disegnata e con una data che nessuna fiera più grande della zona ha già preso.
Parti dai fornitori che consigli già
Il fotografo, il videomaker e la pasticceria che consigli alle coppie da anni arrivano per primi e ne portano altri. Un invito da una location che gli manda matrimoni pesa più di una mail di un organizzatore che non conoscono. I primi dieci chiudili al telefono, poi vendi il resto della sala facendo i loro nomi.
Una categoria, un espositore
Tre fotografi nella stessa sala sono tre espositori scontenti e una coppia che non ne ricorda nessuno. L’esclusiva di categoria è l’argomento di prezzo più forte che hai, è l’unico che non ti costa niente ed è proprio quello che una fiera grande non può darti: il listino Tuttosposi 2026 mette a tariffa 1.000 euro per ogni marchio in più esposto sullo stesso stand, non un tetto al numero di fotografi in padiglione. Scrivi le categorie prima di vendere qualsiasi cosa: fotografo, videomaker, wedding planner, fiorista, pasticceria, atelier sposa, abiti da sposo, musica, DJ, photo booth, partecipazioni e bomboniere, trucco e acconciatura, auto, viaggi di nozze.
Manda il regolamento, non l’invito
Un espositore decide da un documento, non da una chiacchierata. Regolamento espositori, listino degli stand, orari di montaggio e smontaggio, termine per le adesioni e che cosa comprende esattamente la quota. La parte che funziona copiala dalle fiere grandi: Tuttosposi incassa il 50% alla firma e il 50% entro il 30 settembre, solo per bonifico. Senza documento ti arriva «ci pensiamo». Con il documento ti arriva un bonifico, e tu sai quanti stand restano.
Mostra subito la planimetria
Un espositore compra una posizione, non una superficie: all’ingresso, vicino al palco, vicino al caffè. In Italia la posizione ha già un prezzo scritto sui listini – Tuttosposi chiede 10 euro al metro quadro in più per ogni lato libero oltre il primo, cioè fa pagare l’angolo. Chi vede la planimetria sceglie prima e paga prima, e tu smetti di trattare lo stesso angolo con quattro persone insieme. I numeri sulla planimetria devono poi coincidere con i numeri sui cartelli agli stand.
Chiedi la scheda, non il logo
Ogni espositore lo inviti via mail a compilare la propria scheda: descrizione, categoria, link, logo e fino a otto foto di lavori. Modifica soltanto la sua scheda e non raggiunge nient’altro dentro il tuo account. Sono trenta profili fornitore che non devi scrivere tu, e trenta persone che controllano da sole come appare il proprio nome.
Usa il pubblico degli espositori, non un budget
I calendari delle fiere sposi – oggisposa.it e panoramasposi.it pubblicano i più completi – il giornale locale e i profili degli espositori stessi fanno più del budget pubblicitario che non hai. Mettilo nel regolamento: l’espositore pubblica l’evento sulle proprie pagine. A lui non costa niente ed è l’unica visibilità davvero gratuita che una fiera in location abbia.
Che dimensioni deve avere uno stand e che cosa comprende?
Le fiere sposi italiane vendono stand da 8 mq (4×2), 9 mq (3×3) e 12 mq (4×3): l’area libera è il solo pavimento, che l’espositore allestisce per conto suo, mentre lo stand preallestito aggiunge pareti, moquette, insegna, illuminazione e una presa di corrente.
Le misure vere del mercato italiano sono piccole e sono pubblicate. Fiere Sposi le scrive così: «Gli spazi espositivi hanno dimensioni variabili e potrai scegliere fra stand da 8 mq (4×2), 9 mq (3×3), 12 mq (4×3) o loro multipli». In una sala da ricevimento gli 8 mq sono la misura che ha senso: un tavolo, due sedie, un rollup e lo spazio per stare in piedi a parlare, con un corridoio che resta percorribile anche quando due coppie si fermano davanti allo stesso stand. Chi ha bisogno di più – l’atelier con gli appendiabiti, l’auto d’epoca in cortile, il photo booth con la coda – va trattato a parte, con una misura sua e un prezzo suo.
Due espressioni separano le opzioni, e in Italia tutte e due hanno un prezzo pubblico. L’«area libera da allestire» è la superficie nuda: da Tuttosposi 2026 costa 200 euro al metro quadro per un espositore nuovo e 180 per uno che c’era l’anno prima, più 980 euro di quota di iscrizione e 216 euro di deposito per l’impianto elettrico, tutto IVA esclusa. Lo «stand preallestito» aggiunge pareti alte tre metri, moquette, un banco da 125×50 cm, il fascione con il nome, l’impianto elettrico, due faretti, una presa e uno sgabello: 90 euro al metro quadro in più. A SiciliaFiera, con SposinLove, lo stesso confronto fa 115 euro al metro quadro preallestito contro 75 euro al metro quadro di area libera, IVA 22% esclusa. Fiere Sposi descrive il proprio preallestito come moquette, pareti divisorie in tamburato rivestite di tessuto nero alte 250 cm, traliccio in alluminio con l’insegna e impianto di illuminazione con fari e presa – e avverte, in una riga che dovresti copiare, che «gli arredi accessori non sono inclusi».
Una location non ha un sistema di pareti, quindi non promettere un allestimento che non sei in grado di montare. Nel regolamento scrivi quello che dai davvero: i metri quadri, un tavolo di misura dichiarata, la tovaglia, due sedie, una presa, gli orari di montaggio e se alle pareti si può appendere qualcosa oppure no. L’espositore che arriva con il rollup e non ha dove metterlo alla seconda edizione non torna. E fai pagare la posizione come la fanno pagare le fiere: lo stand aperto su un lato è lo standard, quello d’angolo è aperto su due, l’isola su quattro. Angoli e isole si vendono per primi, quindi sulla planimetria devono essere i quadrati più cari, e devono andare alle categorie che fanno coda – photo booth, pasticceria, atelier.
Come si disegna la planimetria degli stand?
La planimetria degli stand si costruisce dal disegno che hai già: lo carichi come sfondo, ci trascini sopra gli stand e il visitatore che tocca uno stand sul telefono apre la scheda dell’espositore che ci sta dentro.
Parti da un disegno che possiedi già – la pianta della sala che usi per la disposizione dei tavoli al ricevimento, oppure uno schizzo di dove andranno gli stand. La carichi come sfondo della planimetria, aggiungi uno stand, gli dai un’etichetta, imposti larghezza e altezza e lo trascini dove il tavolo starà davvero. Poi colleghi ogni stand a un espositore della tua lista, e da quel momento la planimetria e l’elenco degli espositori non possono più andare ognuno per conto suo: se cambia un nome, cambia in tutti e due i posti.
Al visitatore arriva la cosa che nessuna foto di una pianta sa fare: tocca lo stand sul telefono e si apre la scheda dell’espositore – categoria, descrizione, link, foto dei lavori. La foto di una pianta non è cliccabile, e un PDF sul telefono vuol dire allargare con le dita per cercare un numero che nessuno ha imparato a memoria. Sulla pagina la sezione si chiama «Mappa della sala», sta fra le altre sezioni e si guarda mentre si è in fila al guardaroba: è una sezione della pagina, non un allegato a una mail.
Che cosa la planimetria non fa: non vende gli stand e non li prenota al posto tuo. L’assegnazione resta una tua decisione, e la planimetria si limita a mostrarla. Conviene pubblicarla prima di aver venduto gli ultimi stand, perché così lavora due volte: una per l’espositore che sta scegliendo la posizione e vuole vedere che cosa resta, una per la coppia che la domenica pomeriggio cerca il photo booth e non ha voglia di chiedere.
Come funziona il Passaporto con i QR code in fiera?
Il Passaporto dell’evento è una serie di QR code stampati e appesi in giro per la struttura: il visitatore li inquadra man mano che gira, il progresso resta nel suo telefono e la raccolta completa scopre il codice premio scritto dalla location.
Il Passaporto è una sezione che accendi sulla pagina e una serie di codici che stampi e appendi. Ogni codice è una tappa: uno stand, la degustazione della torta, l’angolo del photo booth, il terrazzo. Il visitatore inquadra con la fotocamera del telefono – niente app da scaricare, niente account da creare – e il progresso si salva nel suo browser, non nel tuo archivio, quindi nessuno deve lasciare i propri dati per giocare.
Quando le tappe sono tutte timbrate compare un codice premio che scrivi tu: uno sconto sulla prenotazione, una bottiglia alla firma del contratto, una degustazione offerta. Ma soprattutto è uno strumento per distribuire la gente nella sala. Se i tre stand vicino al palco hanno la coda e i quattro vicino alle finestre restano fermi, le tappe le metti alle finestre. Gli espositori in fondo alla sala sono i primi ad accorgersi della differenza, e sono anche i primi a decidere se comprano lo stand anche l’anno prossimo.
Quali QR code servono a una fiera sposi?
Da un foglio solo escono quattro tipi di QR code: la pagina dell’evento, l’area riservata agli ospiti, un codice per lo stand di ogni espositore e un codice a ogni tappa del Passaporto.
- La pagina dell’evento
- Va sulla locandina, sull’invito e sul volantino: apre la fiera.
- L’area riservata
- Sblocca le sezioni protette appena inquadrata, senza scrivere il PIN.
- Lo stand dell’espositore
- Un codice per espositore; le sue scansioni si contano a parte.
- La tappa del Passaporto
- Uno a ogni esperienza che il visitatore deve raccogliere.
- Un foglio solo da stampare
- Tutti i codici su una pagina: stampi, ritagli, appendi.
- Il download in SVG
- Ogni codice per conto suo, per il rollup che l’espositore si stampa.
- La lingua della pagina
- Il codice apre la pagina nella lingua in cui l’hai scritta.
- Niente da installare
- Si inquadra con la fotocamera del telefono, senza nessuna app.
Il foglio nasce dalla pagina che hai già costruito, quindi non c’è nessun generatore da imparare: lo apri, lo stampi, ritagli e distribuisci. Lo raggiungono soltanto il titolare e l’amministratore dell’account.
Come si gestisce il programma della fiera il giorno stesso?
Il programma scritto una volta sola diventa, il giorno della fiera, una barra «Ora / A seguire» in cima alla pagina: è l’unica funzione già accesa dall’inizio.
Il programma lo scrivi una volta sola, con gli orari: la sfilata degli abiti, la dimostrazione del primo ballo, la degustazione della torta, il trucco sposa dal vivo, l’estrazione dei premi. Anche una fiera piccola ne ha bisogno – Tuttosposi annuncia per il 2026 dodici fra «Bridal Show & Workshop» su quattro giorni di padiglione – e il giorno stesso quello che hai scritto diventa una barra in cima alla pagina con la voce in corso e quella successiva. L’ordine lo dà il programma, non l’orologio, quindi il brindisi finale delle 00:30 non resta in cima alla pagina per tutta la mattina.
Se la sfilata slitta di quaranta minuti perché l’atelier è ancora in autostrada, cambi un orario nel programma e la barra si sposta con lui; il foglio stampato all’ingresso no. E un visitatore che legge la risposta sul telefono è un visitatore che non è in fila al tuo banco a chiedere a che ora è la sfilata – che a una fiera sposi è la domanda che si ripete più di tutte.
Che cosa deve trovare un visitatore sulla pagina della fiera?
Un visitatore cerca quattro cose: la data con gli orari di apertura, il programma, la planimetria con l’elenco degli espositori e il modulo di iscrizione. Il resto della pagina può aspettare, e quelle quattro devono leggersi in piedi, con una mano sola, mentre si è in fila al guardaroba.
I siti delle fiere italiane dividono la navigazione in due: sposinlove.it ha la sua «Area espositori», tuttosposi.it il suo «Diventa espositore», e tutto il resto del sito parla alle coppie. La divisione è giusta, perché i due lettori vogliono documenti opposti: la coppia vuole gli orari, il programma, la mappa della sala e sapere se si entra gratis; l’espositore vuole il regolamento, il listino degli stand e il termine per le adesioni. Le due strade stanno sulla stessa pagina, una sotto l’altra, così un link condiviso funziona per chiunque lo apra. E le tre parole che i futuri sposi italiani cercano nella prima schermata sono sempre quelle: ingresso gratuito, prenotazione obbligatoria, posti limitati.
Alla coppia puoi anche lasciare una lista. Accendi il salvataggio e ogni scheda espositore prende un cuore: quelli che tocca si raccolgono in una lista dentro il suo telefono, senza account e senza accesso. Il modulo di iscrizione chiede i nomi e l’e-mail, e di default anche la data del matrimonio; il telefono e il numero di invitati previsto li accendi tu, e il consenso a essere ricontattati dalla tua struttura è un campo a sé, obbligatorio, con il nome della struttura scritto dentro.
Che cosa dai agli espositori perché ricomprino lo stand?
Dopo la fiera consegni a ogni espositore tre numeri: le aperture della sua scheda, quante volte è stato inquadrato il QR code del suo stand e quante coppie lo hanno salvato. Sono quei tre numeri a vendere lo stand dell’anno prossimo.
- Aperture della scheda
- Quante volte i visitatori hanno aperto il suo profilo.
- QR code allo stand
- Quanti telefoni hanno inquadrato il QR code del suo stand.
- Salvato dalle coppie
- Quante coppie se lo sono messe in lista sul telefono.
- La categoria su ogni riga
- Si vede se ha tirato il fotografo o la pasticceria.
- Una riga per espositore
- Tutti gli espositori su una schermata sola, già contati.
- Lo mandi tu
- Non parte niente in automatico: i numeri li ricopi nella mail.
- Niente esportazione
- Le cifre si leggono a schermo; l’export in CSV non esiste.
- Il prezzo dell’anno prossimo
- Tre numeri al posto di «c’era un sacco di gente, grazie».
Mandali a ciascuno separatamente: il fotografo non deve leggere i numeri della pasticceria. Lo schermo con questi numeri lo vedono solo il titolare e l’amministratore dell’account, e un collaboratore che scrive la pagina non ci arriva.
Quanto costa uno stand a una fiera sposi e quanto devi farlo pagare ai tuoi espositori?
In Italia nessuna fiera sposi ospitata in una location pubblica un listino degli stand: l’unico prezzo che il tuo espositore può leggere è quello dei padiglioni, cioè 4.676 euro più IVA per 12 mq preallestiti a Tuttosposi 2026 e 900 euro più IVA per 12 mq di area libera a SposinLove. La tua quota si fissa sotto quella forbice e si regge sull’esclusiva di categoria e sul numero di coppie che sai dimostrare, non sui metri quadri.
€ 4.676 + IVA
Quello che il tuo espositore paga altrove: 12 mq preallestiti a Tuttosposi 2026 per chi non c’era l’anno prima – 980 euro di iscrizione, 2.400 euro di area, 1.080 euro di allestimento e 216 euro di deposito per l’impianto elettrico.
≈ € 14.000
Il ricavo di un matrimonio solo: 125 euro a persona per 112 invitati, due medie di matrimonio.com. Un contratto firmato vale più di tutti gli stand della sala messi insieme, quindi il prezzo dello stand non è dove guadagni.
22%
L’IVA ordinaria da scrivere accanto a ogni cifra del listino, come fanno entrambe le fiere italiane che pubblicano i prezzi. E dal 1° gennaio 2019 ogni fattura fra soggetti residenti in Italia passa dal Sistema di Interscambio: venticinque stand sono venticinque fatture elettroniche.
Listini letti il 7 settembre 2026: Tuttosposi 2026, «Diventa espositore», tuttosposi.it (Ventieventi srl, Mostra d’Oltremare, Napoli) e SposinLove, «Listino prezzi 2026», sposinlove.it (Eurofiere, SiciliaFiera, Misterbianco), entrambi IVA esclusa. Ricavo di un matrimonio: 125 euro a persona da «Quanto costa un banchetto matrimonio» di matrimonio.com, aggiornato al 14 luglio 2025, e 112 invitati di media dal Rapporto sul Settore Nuziale 2026, su 3.100 coppie sposate nel 2025. Fattura elettronica: guida dell’Agenzia delle Entrate, dicembre 2025.
Listini letti il 7 settembre 2026: Tuttosposi 2026, «Diventa espositore», tuttosposi.it (Ventieventi srl, Mostra d’Oltremare, Napoli) e SposinLove, «Listino prezzi 2026», sposinlove.it (Eurofiere, SiciliaFiera, Misterbianco), entrambi IVA esclusa. Ricavo di un matrimonio: 125 euro a persona da «Quanto costa un banchetto matrimonio» di matrimonio.com, aggiornato al 14 luglio 2025, e 112 invitati di media dal Rapporto sul Settore Nuziale 2026, su 3.100 coppie sposate nel 2025. Fattura elettronica: guida dell’Agenzia delle Entrate, dicembre 2025.
Quali errori rovinano la prima fiera sposi di una location?
Gli errori che rovinano la prima fiera sposi di una location sono quattro: una fiera messa di sabato, un listino scritto senza IVA e senza fatture messe in conto, nessuna iscrizione dei visitatori e nessun numero mandato agli espositori il lunedì dopo.
La fiera messa di sabato
Il 46,2% dei matrimoni e delle unioni civili del 2024 si è celebrato di sabato (Istat), quindi il sabato è il giorno in cui la tua sala lavora, non quello in cui la apri agli espositori. La fiera va di domenica e fuori stagione, e prima di stampare gli inviti la data si confronta con i calendari di oggisposa.it e panoramasposi.it, che sono i più completi: se un padiglione della tua zona ha già preso quel fine settimana, prendi il successivo – le coppie ci arrivano avendo già visto tutto e sapendo che cosa cercano.
Un listino senza IVA e senza fatture
Le due fiere italiane che pubblicano i prezzi scrivono «IVA esclusa» in fondo al listino, e non è una formalità: l’espositore che legge 400 euro e riceve una fattura da 488 euro comincia male. Scrivi «IVA esclusa» accanto a ogni cifra, e conta il lavoro amministrativo prima di vendere: dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture fra soggetti residenti in Italia passano dal Sistema di Interscambio, quindi venticinque stand non sono venticinque ricevute.
Nessuna iscrizione dei visitatori
Senza modulo hai l’affluenza, non una lista. «Sono venute duecento persone» a febbraio non diventa una telefonata alla coppia che si sposa a settembre, e quella lista è l’unico motivo per cui una location organizza una fiera in casa propria invece di comprare uno stand in quella di qualcun altro. Istat dice anche perché conta così tanto: il sabato è affollato per «la necessità di decidere in largo anticipo la data per opzionare luoghi di celebrazione e di festeggiamento più “gettonati”». Chi entra alla tua fiera sta decidendo per un’estate che deve ancora arrivare.
Un modulo senza informativa e senza consenso
Raccogliere gli indirizzi non basta: per scrivere a chi si è iscritto servono un consenso libero, specifico e separato, e l’informativa dell’art. 13 del GDPR nel punto esatto in cui raccogli il dato. L’eccezione del soft spam – art. 130, comma 4 del Codice privacy, D.Lgs. 196/2003 – vale solo per gli indirizzi raccolti «nel contesto della vendita» di un servizio analogo, e un’iscrizione a una fiera non è una vendita: non ti copre. È il genere di dettaglio che non controlla nessuno finché qualcuno non lo controlla.
Silenzio verso gli espositori
L’espositore che non riceve nessun numero fa il prezzo del tuo stand a memoria, e quello che ricorda è l’ultima ora, quando la sala si è svuotata. Tre numeri mandati il lunedì costano meno dello sconto che ti chiederà l’anno prossimo. Vale anche il contrario: l’espositore che riceve le proprie aperture e le proprie scansioni è quello che rifirma senza trattare.
Troppi stand per la sala
I metri quadri si contano con i corridoi, non con il pavimento: due metri fra le file, uscite libere e un punto in cui due persone possano fermarsi a parlare senza bloccare il passaggio. Una sala stretta sembra piena per un’ora e poi si svuota, e chi ha lo stand in fondo se ne accorge per primo – ed è anche chi decide se l’anno prossimo ricompra. Se non ci stanno, vendi meno superficie a un prezzo più alto, non più stand.
Le domande di chi organizza
Conviene esporre a una fiera sposi o organizzarne una nella propria location?
Sono due spese diverse. Uno stand da 12 mq preallestito a Tuttosposi 2026 costa a un nuovo espositore 4.676 euro più IVA – 980 di iscrizione, 200 al mq di area, 90 al mq di allestimento e 216 di deposito per l’impianto elettrico – e in cambio ti mette davanti il pubblico di un padiglione che da solo non raduneresti. Una fiera in casa tua non ha affitto di superficie e ti lascia i contatti, ma il pubblico lo devi portare tu insieme agli espositori. Molte location fanno tutte e due le cose: espongono in autunno dove va la gente e organizzano il proprio wedding day nelle settimane subito dopo.
Quanto tempo prima si organizza una fiera sposi?
Si conta a ritroso dal saldo degli espositori, perché è l’unica data che non puoi spostare. Tuttosposi, che si tiene a ottobre, incassa il 50% alla firma e il 50% entro il 30 settembre: regolamento e listino circolano quindi mesi prima della fiera. Per una fiera in location la sequenza che funziona è data e categorie per prime, poi il regolamento con la planimetria, poi la vendita degli stand, poi la pagina con il programma e le iscrizioni, e il montaggio il giorno prima.
Quanti espositori servono per una fiera sposi in una sala ricevimenti?
Il numero lo detta la sala, non l’ambizione. Conta i metri quadri calpestabili, togli i corridoi da due metri, le uscite e lo spazio dell’accoglienza, e dividi quello che resta per la misura standard: il circuito Fiere Sposi vende stand da 8 mq (4×2), 9 mq (3×3) e 12 mq (4×3). Poi assegna un espositore per categoria e non due: venti stand in venti categorie funzionano meglio di trenta in dodici. Come termine di paragone, Milano Sposi dichiara «oltre 100 espositori», ma è un padiglione al Parco Esposizioni di Novegro, non una sala da ricevimento.
L’ingresso a una fiera sposi deve essere gratuito?
In Italia l’ingresso gratuito con iscrizione online è la formula normale, e per una fiera in location è anche l’unica che conviene. La biglietteria porta poco e costa due cose che valgono di più: una sala più piena per gli espositori che lo stand lo hanno pagato, e un modulo che raccoglie nomi, indirizzi e date delle nozze prima ancora che qualcuno arrivi. La formula da scrivere in cima alla pagina è quella che i futuri sposi italiani leggono da sempre: ingresso gratuito, prenotazione obbligatoria, posti limitati.
Come si fa il check-in dei visitatori all’ingresso?
Con un elenco e una penna, non con un lettore di badge. La pagina raccoglie le iscrizioni prima della giornata e la tabella delle iscrizioni si legge dal telefono all’accoglienza: dentro la piattaforma non esistono biglietti, QR code personali né liste da spuntare. All’ingresso il QR code che serve è uno solo, quello della pagina, appeso dove si entra: chi non si era iscritto si iscrive lì, e chi si era iscritto lo usa per il programma e per la mappa della sala.
Che cosa deve contenere il regolamento espositori?
La data e gli orari di montaggio e smontaggio, la misura esatta dello stand e che cosa comprende, il prezzo con scritto «IVA esclusa», i termini di pagamento, il termine per le adesioni, l’esclusiva di categoria se la concedi, chi risponde di che cosa e quale copertura assicurativa serve. Le fiere grandi la mettono dentro la quota: a Tuttosposi i 980 euro di iscrizione comprendono l’assicurazione R.C., la vigilanza, la pulizia e lo smaltimento dei rifiuti. È il documento su cui l’espositore decide, e finché non ce l’ha in mano sta ancora valutando.
Come raccolgo contatti quando sono io l’espositore alla fiera di qualcun altro?
Con un QR code tuo appeso allo stand. Costruisci la pagina del tuo prossimo open day, stampi il QR code di quella pagina e lo metti sul banco: chi lo inquadra atterra sul modulo di iscrizione, con la data della tua giornata già scritta sopra, invece che su un foglio firme che poi qualcuno deve ricopiare. Il vantaggio vero è la data delle nozze, che il modulo chiede e un biglietto da visita no. Le stesse regole sul consenso valgono anche lì: l’indirizzo raccolto in fiera si usa solo con il consenso preso in quel momento.
Posso telefonare a chi si è iscritto alla fiera?
Solo con il suo consenso, e non prima di aver controllato il Registro Pubblico delle Opposizioni. Dal D.P.R. 27 gennaio 2022 n. 26 il Registro copre tutte le numerazioni nazionali, cellulari compresi, e l’iscrizione al Registro annulla i consensi al telemarketing dati in precedenza – quindi un numero raccolto in fiera va comunque verificato prima di comporlo. In pratica: chiedi il telefono solo se lo userai davvero, scrivi nel modulo a che cosa serve e conserva la prova del consenso.
Serve un’app per una fiera sposi?
No. A una fiera sposi serve una pagina che la fotocamera di un telefono raggiunga in un secondo: la mappa della sala, l’elenco degli espositori, il programma e il modulo di iscrizione a un indirizzo solo, con i QR code stampati agli stand. Chiedere a una coppia di installare qualcosa all’ingresso costa più visitatori di quanti ne possa restituire qualunque funzione dentro quell’app. Il Passaporto, i fornitori salvati e i timbri funzionano tutti nel browser, senza account.
Costruisci la pagina della tua fiera sposi
La mappa della sala, l’elenco degli espositori, il programma e le iscrizioni su una pagina sola, con il foglio dei QR code da stampare prima del montaggio.
Un listino non c’è ancora: con le prime location le condizioni si fissano caso per caso, prima della tua fiera e non dopo. Il pulsante apre l’accesso con un link via e-mail, senza password, e l’account della location si crea in meno di un minuto.