Guida per chi gestisce una location
Come organizzare un open day nella tua location per matrimoni (guida 2027)
Questa guida è per chi gestisce la struttura: una villa, un agriturismo, una masseria, un casale, una sala ricevimenti o un ristorante con le domeniche libere da novembre a marzo e nessun piano per l’open day. Dentro ci trovi il mese giusto e il perché, i costi con le fonti pubbliche, la scaletta oraria dalle 14:00 alle 20:00, le dodici cose da fare prima, come si raccolgono le iscrizioni, le dodici domande che ti faranno i futuri sposi e gli otto numeri con cui capisci se è andata bene.
Aggiornato:
Che cos’è un open day per una location di matrimoni?
Un open day per una location di matrimoni è una giornata annunciata in anticipo e a ingresso gratuito, in cui la struttura apre le porte ai futuri sposi con la sala allestita come per un ricevimento, una degustazione del menu e i fornitori con cui lavora davvero.
Il nome è un prestito inglese e in Italia va sempre qualificato: «open day» da solo appartiene alle scuole e alle università, e un manifesto che lo lascia nudo finisce nella ricerca sbagliata. Nel settore si dice open day matrimonio, open day sposi, open day della location. La versione italiana esiste ed è «porte aperte»: il Castello di Mornico la usa in testa alla propria pagina accanto a «Open Day», e il sapore istituzionale a una dimora storica sta bene. Circola poi un terzo nome, «wedding day», e indica la stessa giornata vista dal lato del programma: la mini-fiera che la struttura organizza in casa propria con gli stand dei partner. Una fiera sposi è un’altra cosa ancora – la organizza qualcun altro e gli espositori pagano lo stand – e il «trunk show» è un formato degli atelier, non delle location.
Dal sopralluogo individuale l’open day si distingue per tre cose. La sala è allestita come per un ricevimento: mise en place completa, luce giusta, fiori veri, tutto quello che un mercoledì mattina di febbraio non si vede. Le coppie arrivano insieme, quindi vedono una struttura piena di gente e non un parcheggio vuoto. E c’è un programma – accoglienza, visita, degustazione, un momento di spettacolo, il tempo con i fornitori – quindi i futuri sposi escono con un’impressione addosso e non con un depliant in mano. È un matrimonio senza gli sposi.
Perché organizzare un open day invece di andare in fiera?
Un open day concentra in un pomeriggio quello che venti sopralluoghi spalmano su due settimane di agenda: decine di coppie vedono la sala allestita come per un ricevimento e ognuna lascia nome, telefono e data del matrimonio – dentro la tua struttura, non su un pavimento affittato in fiera.
Conta le ore di chi accompagna. Un sopralluogo porta via un’ora piena, più la telefonata prima e quella dopo; venti sopralluoghi sono due settimane di agenda spezzata in pezzi dentro cui non entra nient’altro. L’open day comprime lo stesso traffico in un pomeriggio, con una sola squadra di sala, un solo allestimento e una sola uscita della cucina. Il costo per coppia crolla e la qualità della conversazione no, perché la conversazione avviene in sala, a un tavolo apparecchiato.
La seconda ragione è il conto del canale alternativo. Uno stand da 12 mq come nuovo espositore a Tuttosposi 2026 costa 980 euro di quota di iscrizione, 200 euro al mq di area, 90 euro al mq di stand preallestito e 216 euro di deposito per l’impianto elettrico: 4.676 euro più IVA per un weekend su un pavimento che non è tuo, e sono i prezzi che l’organizzatore pubblica sul proprio sito. L’open day lo fai in una sala che paghi già dodici mesi l’anno, e la coppia lo vive dentro il posto in cui si sposerebbe, non davanti a un rollup. La fiera resta utile – è lì che incontri centinaia di coppie in un colpo solo – ma è un altro capitolo di spesa e un’altra profondità di conversazione.
La terza ragione dura più della giornata. Un open day fatto bene lascia una lista di futuri sposi con e-mail, telefono, data del matrimonio e consenso scritto a essere ricontattati, una serie di fotografie della sala piena che non si possono mettere in scena, e una pagina che resta online a lavorare sulle richieste per mesi. Fatto male lascia un mucchio di biglietti da visita e la sensazione che «è venuta tanta gente». Il contesto non aiuta a sbagliare: nel 2024 in Italia si sono celebrati 173.272 matrimoni, il 5,9% in meno rispetto al 2023, e nei primi nove mesi del 2025 il calo si è ripetuto identico (Istat, 19 gennaio 2026). Con meno matrimoni in circolazione, ogni richiesta di preventivo pesa di più.
Meglio un open day o una fiera sposi?
L’open day lo organizza e lo paga la location, alla fiera sposi pagano gli espositori e il sopralluogo serve una coppia sola: tre costi diversi, tre pubblici diversi e tre profondità di conversazione diverse.
| Formato | Chi organizza e chi paga | Chi viene | In che cosa è il migliore | Quando nell’anno |
|---|---|---|---|---|
| Open day della location | La location; degustazione e allestimento sono a suo carico | Futuri sposi che stanno già valutando la tua struttura | Una coppia sta dentro la tua sala e la vede allestita come per un ricevimento | Novembre–marzo, di domenica |
| Wedding day con gli stand dei partner | La location, con i fornitori che allestiscono in cambio della visibilità | Coppie che hanno già ristretto la scelta a due o tre location | La prova visiva più forte che puoi produrre, con il costo dell’allestimento diviso | Febbraio–aprile |
| Fiera sposi, da espositore | Un organizzatore esterno; tu paghi lo stand – 4.676 euro più IVA per 12 mq a Tuttosposi 2026 | Centinaia di coppie all’inizio della ricerca | Il numero più alto di contatti in un weekend, ma su un pavimento che non è tuo | Ottobre–gennaio, un weekend |
| Sopralluogo individuale | La location; costa solo il tempo di chi accompagna | Una coppia sola, quasi sempre con una data già in testa | La conversione più alta di tutto il percorso: niente folla, niente orologio | Tutto l’anno |
| Degustazione riservata alle coppie iscritte | La location; un piatto servito senza ricavo | Coppie che sono già state all’open day | L’argomento di prezzo più forte che hai: il menu assaggiato, non descritto in un PDF | Marzo–maggio |
Quando conviene fare un open day? In che mese?
Il periodo giusto per l’open day di una location è da novembre a marzo: circa otto matrimoni su dieci in Italia si celebrano fra aprile e ottobre (Istat), quindi in inverno la sala è libera, la squadra è disponibile e le coppie che si sposeranno l’estate dopo stanno decidendo adesso.
Il numero da cui parte ogni decisione sulla data lo pubblica l’Istat: circa otto matrimoni e otto unioni civili su dieci si celebrano nel periodo che va da aprile a ottobre, con due picchi legati alla mitezza del clima, uno a giugno e l’altro a settembre («Matrimoni, unioni civili, separazioni e divorzi – Anno 2024», 19 gennaio 2026). Da novembre a marzo succedono quindi due cose insieme: la tua sala è vuota, il personale c’è, il fiorista non ha tre matrimoni nello stesso weekend; e le coppie che si sposeranno la primavera o l’estate successiva sono esattamente in quel momento a cercare. Lo stesso report dice che il 46,2% delle nozze del 2024 è caduto di sabato: il sabato appartiene ai matrimoni, l’open day appartiene alla domenica.
Prima di fissare la data, guarda il calendario delle fiere, perché in autunno e in inverno il settore si sposta lì. Tuttosposi occupa la Mostra d’Oltremare di Napoli il 17–18 e il 24–25 ottobre 2026, Milano Sposi va in scena al Parco Esposizioni di Novegro dal 9 all’11 ottobre 2026 con la 66ª edizione, il circuito Fiere Sposi dichiara «oltre 16 eventi tra autunno e inverno» fra Como, Monza, Verona, Bologna, Padova, Treviso, Trento, Brescia, Modena e Vicenza, e SposinLove espone a SiciliaFiera di Misterbianco, che nell’ultima edizione pubblicata si è tenuta dal 12 al 15 novembre 2025 – le date 2026 non sono ancora annunciate. Un open day nello stesso weekend di una fiera vicina perde le coppie e i fornitori che voleva, contro una campagna che non puoi pareggiare. Il calendario pubblico più completo delle fiere italiane è quello di oggisposa.it, ma la fonte migliore restano i tuoi fornitori: le fiere le pagano loro e le conoscono a memoria.
Poi scegli la forma della giornata. La domenica pomeriggio è l’unico momento in cui una coppia che vive in due città diverse arriva insieme, spesso con i genitori che partecipano alla spesa del ricevimento. Una versione serale a porte aperte, in un giorno feriale dalle 18:00 alle 21:00, prende chi lavora e mostra la sala nella luce che le sta meglio. Se la squadra regge, fai due giornate consecutive e chiamale «porte aperte»: raddoppi la probabilità che una delle due entri nel weekend di una coppia. Tieni presente che quello che vendi a febbraio non è il fatturato di quest’anno: il 32% delle coppie italiane organizza il matrimonio con 12–18 mesi di anticipo e il 27% con 9–12 (Rapporto sul Settore Nuziale 2026, su 3.100 coppie sposate nel 2025), quindi un open day invernale sta vendendo l’estate di due stagioni dopo. E se leggi dal Ticino: il ragionamento sulla stagione regge, i numeri no – l’Istat conta i matrimoni italiani, e un grotto che lavora sui banchetti nuziali segue il calendario e le tariffe del proprio circondario.
Quanto costa organizzare un open day in una location per matrimoni?
In Italia nessuno pubblica quanto costa organizzare un open day, e le voci che spostano davvero il budget sono tre: la degustazione a persona, l’allestimento della sala e l’eventuale promozione a pagamento. Il confronto che si può fare con i listini veri è un altro: uno stand da 12 mq a una fiera sposi italiana va da 1.380 a 4.676 euro più IVA – preallestito, da SposinLove a Tuttosposi 2026 – e la sala dell’open day ce l’hai già.
€ 4.676 + IVA
Quello che non spendi: uno stand da 12 mq come nuovo espositore a Tuttosposi 2026 – 980 euro di iscrizione, 200 euro al mq di area, 90 euro al mq di allestimento, 216 euro di deposito per l’impianto elettrico.
€ 0
Quello che costano un evento su Facebook, le storie su Instagram e una mail alle coppie che ti hanno già chiesto un preventivo. Il pubblico che possiedi già non si paga.
€ 12.000–14.000
Il ricavo di un solo matrimonio: 125 euro a persona di catering per 112 invitati, le due medie italiane. È ricavo, non margine – ma basta una firma per ripagare la giornata molte volte.
Prezzi da listini pubblici, letti il 7 settembre 2026. Stand: Tuttosposi 2026, «Diventa espositore», Mostra d’Oltremare di Napoli – 980 euro di quota di iscrizione, 200 euro al mq di area libera per i nuovi espositori (180 euro al mq per chi c’era l’anno prima), 90 euro al mq di stand preallestito, 216 euro di deposito per l’impianto elettrico, tariffe IVA esclusa; SposinLove, «Listino prezzi 2026» (SiciliaFiera, Misterbianco), pubblica 115 euro al mq preallestito e 75 euro al mq di area libera, IVA 22% esclusa. Ricavo di un matrimonio: 125 euro a persona di catering (matrimonio.com, «Quanto costa un banchetto matrimonio», aggiornato il 14 luglio 2025) per 112 invitati di media (Rapporto sul Settore Nuziale 2026, su 3.100 coppie sposate nel 2025); è ricavo lordo e non margine, e anche al 20% restano circa 2.400–2.800 euro da una firma sola. Se invece la pagina dell’evento la fai fare fuori, in Italia una landing page di agenzia costa fra 500 e 3.000 euro, con 600–1.500 euro come fascia realistica per una piccola impresa (WebNovis, febbraio 2026; GetResponse Italia, luglio 2026), IVA esclusa. Il costo dell’open day in sé – degustazione, fiori, allestimento, personale di sala, stampa – non lo mettiamo a listino: in Italia non esiste un dato pubblico e un intervallo inventato varrebbe meno del vuoto. Dopo il primo open day i numeri buoni sono i tuoi, e sono quelli su cui costruire il budget dell’anno dopo.
Prezzi da listini pubblici, letti il 7 settembre 2026. Stand: Tuttosposi 2026, «Diventa espositore», Mostra d’Oltremare di Napoli – 980 euro di quota di iscrizione, 200 euro al mq di area libera per i nuovi espositori (180 euro al mq per chi c’era l’anno prima), 90 euro al mq di stand preallestito, 216 euro di deposito per l’impianto elettrico, tariffe IVA esclusa; SposinLove, «Listino prezzi 2026» (SiciliaFiera, Misterbianco), pubblica 115 euro al mq preallestito e 75 euro al mq di area libera, IVA 22% esclusa. Ricavo di un matrimonio: 125 euro a persona di catering (matrimonio.com, «Quanto costa un banchetto matrimonio», aggiornato il 14 luglio 2025) per 112 invitati di media (Rapporto sul Settore Nuziale 2026, su 3.100 coppie sposate nel 2025); è ricavo lordo e non margine, e anche al 20% restano circa 2.400–2.800 euro da una firma sola. Se invece la pagina dell’evento la fai fare fuori, in Italia una landing page di agenzia costa fra 500 e 3.000 euro, con 600–1.500 euro come fascia realistica per una piccola impresa (WebNovis, febbraio 2026; GetResponse Italia, luglio 2026), IVA esclusa. Il costo dell’open day in sé – degustazione, fiori, allestimento, personale di sala, stampa – non lo mettiamo a listino: in Italia non esiste un dato pubblico e un intervallo inventato varrebbe meno del vuoto. Dopo il primo open day i numeri buoni sono i tuoi, e sono quelli su cui costruire il budget dell’anno dopo.
Quante coppie vengono davvero a un open day?
Non esiste in Italia un dato pubblico sull’affluenza agli open day delle location: le uniche cifre in circolazione sono quelle che le strutture dichiarano di sé, e vanno da una ventina di coppie nuove a più di 240 in una giornata sola.
Abbiamo cercato e non abbiamo trovato. Nessuno studio italiano misura l’affluenza agli open day delle location per matrimoni, nessuna associazione di categoria pubblica un tasso di conversione, e nemmeno gli organizzatori delle fiere sposi pubblicano il numero di visitatori: Tuttosposi mette online i metri quadri di esposizione, Milano Sposi il numero di espositori («oltre 100»), Fiere Sposi parla di «migliaia di coppie», che è un’impressione e non una misura. L’articolo di riferimento del settore, «Come trovare sposi? Organizzando un Open Day matrimonio!» su Wedding and Digital (4 giugno 2024), non contiene un solo numero: né affluenza, né costi, né contatti raccolti.
Quello che esiste sono le dichiarazioni delle location stesse, e vanno prese per quello che sono. Casananna Events, a Casamassima in provincia di Bari, scrive di aver ospitato «più di 240 coppie di futuri sposi» e «più di 15 professionisti del settore» al proprio open day: è la sua comunicazione, non un dato certificato. All’estremo opposto, La Seminatrice tiene volutamente l’incontro a una ventina di coppie nuove più una ventina di coppie già sposate, perché a quel formato serve una stanza in cui si possa parlare. Fra venti e duecentoquaranta ci sta dentro tutto il mercato italiano, e chiunque ti offra una media in mezzo se l’è inventata.
Quello che puoi controllare è l’affluenza, e le leve sono tre: un numero di posti pubblicato, una lista che si chiude una settimana prima e un motivo per arrivare a un’ora precisa. Le formule le ha già fissate il mercato, e conviene usarle come sono: «ingresso gratuito», «su prenotazione», «posti limitati», «prenotazione obbligatoria»; il Castello di Mornico chiede esplicitamente di «confermare la propria presenza». Un ingresso a pagamento, anche simbolico, alza la percentuale di chi si presenta davvero, ma toglie parte del pubblico e tutta la semplicità dell’invito: è uno scambio fra la dimensione della folla e la certezza della lista. Poi misura le cose che vendi davvero – iscrizioni, presenze, richieste di disponibilità con una data dentro – e confrontale con quelle dell’anno prossimo. Le coppie italiane scelgono la location con nove-diciotto mesi di anticipo: un open day di febbraio non si giudica dai contratti firmati la sera stessa, perché quei contratti arrivano due stagioni dopo. Il tuo confronto anno su anno, fatto onestamente, vale più di qualsiasi media di settore, e nessuno può contestartelo.
Quanto tempo prima si organizza un open day? Il conto alla rovescia di otto settimane
Per organizzare un open day in una location per matrimoni bastano otto settimane: a −8 la data e i fornitori, a −4 la pagina e gli inviti, a −1 le conferme e la stampa, poi la giornata e, nelle 48 ore dopo, le risposte.
−8 settimane: la data e i fornitori
Scegli una domenica fra novembre e marzo e verificala sul calendario delle fiere sposi – quello pubblico più completo è su oggisposa.it, e i tuoi fornitori sanno il resto. Lo stesso giorno manda gli inviti: una sola azienda per categoria, con l’ora di arrivo, i metri quadri che le dai e la data entro cui deve rispondere. Chi non risponde in una settimana non si presenta fra otto. Fissa adesso il numero di posti e il budget della degustazione, perché da questi due numeri dipende tutto il resto.
−4 settimane: la pagina e gli inviti
Prima costruisci la pagina dell’evento: il programma ora per ora, le schede dei fornitori, il menu della degustazione, le foto della sala allestita e il modulo di iscrizione. Solo dopo crei l’evento su Facebook e ci metti dentro il link, così l’invito porta in un posto che raccoglie i contatti invece che in una casella di messaggi. Questa è anche la settimana in cui scrivi a tutte le coppie che nell’ultimo anno ti hanno chiesto un preventivo e non hanno prenotato – ma solo a quelle che ti hanno dato il consenso a essere ricontattate: una richiesta di preventivo non è una vendita, quindi l’eccezione dell’art. 130, comma 4 del Codice privacy non ti copre.
−1 settimana: conferme e stampa
Chiudi la lista, manda la conferma con orario e indirizzo, ordina la degustazione sul numero degli iscritti più un margine, non sulla sensazione. Stampa il foglio dei QR code: uno per la pagina dell’evento, uno per l’area riservata agli ospiti, uno per ogni stand dei fornitori e uno per ogni tappa del passaporto. Tagliali, montali e mettili al loro posto il sabato sera, non la domenica mattina.
Il giorno dell’open day: quattro ruoli
Una persona all’ingresso con la lista delle iscrizioni, una che porta in giro i gruppi, una che risponde al telefono, una che parla di date libere. Ogni fornitore ha il proprio QR code sullo stand. La coppia che chiede di giugno 2028 lascia quella data per iscritto, sul modulo, non nella memoria di chi l’ha ascoltata. Le fotografie della sala piena si fanno mentre è piena: le userai per tutto l’anno.
+48 ore: le risposte
Apri l’elenco dei contatti e rispondi nell’ordine delle iscrizioni, partendo da chi ha chiesto di una data precisa. Ogni risposta deve contenere la data di quella coppia nella prima riga: è l’unica frase che dimostra che non è un invio di massa. Se richiami al telefono, controlla prima il Registro Pubblico delle Opposizioni – l’iscrizione al registro annulla i consensi dati in precedenza, cellulari compresi. Nella stessa finestra manda ai fornitori le foto del loro stand e un ringraziamento, così l’anno prossimo tornano.
12 cose da fare prima dell’open day della tua location
Prima dell’open day della tua location ci sono dodici cose da fare, in quattro gruppi – la struttura, i fornitori, la promozione e la logistica della giornata – nello stesso ordine in cui le mette il conto alla rovescia di otto settimane.
- Data, orari e numero di posti
- Una domenica pomeriggio fra novembre e marzo e un numero di coppie che riesci davvero a ospitare.
- Il calendario delle fiere sposi di quel weekend
- Controlla oggisposa.it e i circuiti della tua zona prima di stampare qualunque cosa.
- Gli inviti ai fornitori
- Una sola azienda per categoria, per iscritto, con i metri quadri e la data entro cui rispondere.
- Il programma ora per ora
- Quattro blocchi, ognuno con un responsabile e una cosa che la coppia si porta via.
- La pagina dell’evento con il modulo di iscrizione
- Programma, fornitori, menu, foto e iscrizioni a un solo indirizzo.
- La sezione «Verifica disponibilità»
- La coppia sceglie la data del matrimonio; a te arriva come colonna ordinabile.
- Il menu della degustazione e gli allergeni
- Vegetariano, vegano e senza glutine segnati prima che qualcuno lo chieda a tavola.
- Un pacchetto o un prezzo «da» valido quel giorno
- Un motivo per decidere di domenica invece di rispondere «ci pensiamo».
- Un tavolo allestito per intero
- Tovagliato, calici, bomboniere, centrotavola: un tavolo finito e la sala in assetto da ricevimento.
- Il foglio dei QR code da stampare
- Pagina dell’evento, area riservata, stand dei fornitori e tappe del passaporto su un foglio solo.
- L’evento su Facebook che porta alla pagina
- L’invito in un posto, le iscrizioni in un altro, sempre in quest’ordine.
- I ruoli della domenica
- Ingresso, visite, telefono, date: quattro persone, quattro compiti, un briefing solo.
L’ordine è quello del conto alla rovescia di otto settimane qui sopra: spunta dall’alto, non da quello che ti diverte di più.
La scaletta oraria di un open day, dalle 14:00 alle 20:00
La scaletta di un open day copre sei ore in quattro blocchi – accoglienza e visite, degustazione, un solo momento di spettacolo e poi le richieste di disponibilità – ognuno con un responsabile e una cosa che la coppia si porta via.
13:00 – l’ora prima di aprire
Tavolo allestito per intero, candele accese, musica in sala. I fornitori scaricano entro le 13:00, perché alle 13:45 c’è sempre qualcuno che cerca una prolunga. I QR code degli stand sono già montati e già provati da un telefono che non li aveva mai inquadrati. Ultima cosa: percorri il giro della visita nell’ordine in cui lo faranno le coppie.
14:00 – apertura e lista delle iscrizioni
Una persona all’ingresso e una lista sola delle coppie iscritte. Chi non si è iscritto lo fa lì: nomi, e-mail, telefono, data del matrimonio e la spunta del consenso a essere ricontattato. È tutta qui la differenza fra un open day e una festa gratis: cinque campi all’ingresso. Accanto, il QR code dell’area riservata agli ospiti e un cartoncino con il PIN.
14:30 – visite in piccoli gruppi
Gruppi da sei-otto coppie che partono ogni venti minuti sullo stesso percorso: sala della cerimonia, sala del ricevimento, bar, giardino o spazio per il rito all’aperto, camere. Se il tuo Comune ha istituito presso la tua struttura un separato ufficio dello stato civile, la sala della cerimonia è la prima tappa: con il 61,3% dei matrimoni italiani celebrati con rito civile nel 2024 (Istat), è la domanda che arriva prima di tutte. Mostra quello che le foto non dicono: dove si mette la band, da dove entra ed esce il personale, quante prese ci sono sotto il tavolo degli sposi. Ogni gruppo finisce davanti al tavolo allestito.
16:00 – la degustazione
Quattro o cinque assaggi, uno per portata, serviti come si servono a un matrimonio e non passati su un vassoio. È l’unica ora della giornata in cui una coppia capisce che cosa compra davvero con il tuo prezzo a persona, e l’unica in cui puoi parlare di quel prezzo senza imbarazzo. Accanto ai piatti metti le descrizioni stampate e i simboli per vegetariano, vegano e senza glutine.
17:00 – un solo momento di spettacolo
La sfilata di abiti da sposa è il classico, e l’atelier la porta gratis perché se ne va con i contenuti di una stagione. Venti minuti, musica, un passaggio nella sala, finito. Funzionano allo stesso modo una dimostrazione di primo ballo con una scuola di ballo o un barman che prepara i cocktail davanti agli ospiti. Uno spettacolo, non tre: con tre, nessuno sta parlando con te di una data.
18:00 – le richieste di disponibilità
È il blocco per cui esiste tutta la giornata. Una persona, un tavolino, il calendario sullo schermo e il modulo «Verifica disponibilità» aperto su un tablet. La coppia dice la propria data, tu dici se è libera, e la richiesta resta scritta come data e non ricordata come conversazione. Se tieni una data in opzione, fissi ad alta voce entro quando ci si risente: un’opzione a voce non è un acconto e lunedì non se la ricorda nessuno.
19:00 – confettata e tavolo dolce
L’ultima ora è volutamente sciolta, ed è proprio questo il suo compito. Restano le coppie che stanno ancora decidendo, e davanti al cibo parlano molto più a lungo di quanto farebbero durante una presentazione. È anche il momento in cui la galleria live si guadagna il posto: gli ospiti caricano le foto dal telefono e la pagina si riempie di materiale che tu non avresti prodotto.
20:00 – chiusura e annotazioni
Prima che si tolgano i tovagliati, ripassa la lista delle iscrizioni e aggiungi quello che all’ingresso non si poteva scrivere: chi ha chiesto di giugno, chi è venuto con i genitori, a chi hai promesso una telefonata lunedì. Un quarto d’ora alle otto di sera, la domenica, vale più di un’ora di martedì, quando nessuno ricorda più quale coppia fosse quale.
Quali fornitori invitare al tuo open day, e quanti per categoria?
Invita un’azienda sola per categoria: i fornitori portano le proprie coppie e condividono la giornata con il loro pubblico, ma due fotografi nella stessa sala si controllano a vicenda invece di lavorare. Otto o dieci nomi bastano, e va scritto nell’invito che sono i soli della loro categoria.
Le categorie sono sempre quelle, ed è utile ordinarle come le ordina il mercato: la location la prenota il 99% delle coppie, poi vengono l’abito da sposa (91%), l’abito dello sposo, il fotografo e il catering, tutti e tre intorno al 90% (Rapporto sul Settore Nuziale 2026, matrimonio.com, su 3.100 coppie sposate nel 2025). Da lì in giù: videomaker, gruppo musicale, DJ, fiorista o allestitrice, pasticceria per la wedding cake, photo booth, barman, animazione per i bambini, atelier sposa, partecipazioni, make-up artist e hair stylist, scuola di ballo, noleggio auto. Scegline otto o dieci, una sola azienda per categoria, e dillo per iscritto: chi sa di essere l’unico fotografo in sala arriva con un portfolio migliore e invita le proprie coppie. A un open day sono fornitori, o – se vuoi essere gentile nell’invito – professionisti del settore; la parola espositori tienila per la fiera sposi, dove lo stand si paga. Casananna Events, a Casamassima, dichiara «più di 15 professionisti del settore» al proprio open day: quello è l’estremo alto, e sopra si smette di essere una giornata e si diventa una fiera.
Una particolarità italiana da tenere presente: moltissime location lavorano con la cucina interna o con un catering in esclusiva, e in quel caso il catering non è un fornitore ospite, è la casa. Il posto che si libera prendilo per una categoria che ti manca davvero – una celebrante per il rito simbolico, per esempio, ora che la maggioranza dei matrimoni italiani è civile. Lo scambio va scritto perché è uno scambio: loro ricevono i metri quadri, la corrente, il logo sulla pagina dell’evento, una scheda con portfolio e contatti e il QR code del proprio stand; tu ricevi il loro pubblico e un allestimento che non pagheresti. Costa meno fatica se ogni fornitore compila la propria scheda da solo – invito via e-mail, descrizione sua, logo e fino a otto foto – invece di trenta link a cartelle condivise nella tua casella. Una regola sola governa la lista: se li mostri, li stai garantendo, quindi invita solo quelli che già consigli al telefono.
Il programma dell’open day va pubblicato prima della giornata?
Il programma ora per ora pubblicato in anticipo è la parte più letta della pagina di un open day e decide due cose: a che ora arriva una coppia e quanto resta. Le location italiane che lo fanno lo scrivono con gli orari veri, dall’accoglienza ai saluti, non con un generico «vi aspettiamo dalle 14:00».
Guarda come lo pubblica chi lo fa bene. La Tenuta Santi Giacomo e Filippo, a Urbino, mette online la giornata voce per voce – «Ore 10.00 Ritrovo in Tenuta e piccola colazione», la presentazione della tenuta e dei partner, la visita, il brindisi con il finger food, la testimonianza di una coppia già sposata, «Ore 14.30 Saluti» – e l’ultima riga vale quanto la prima, perché dice a una coppia quanto tempo mettere da parte. Casananna Events fa la stessa cosa in versione serale, dalle 18:30 alle 22:00 circa, con l’aperitivo, lo showroom dei professionisti, la musica dal vivo e il taglio della torta. Una coppia che legge solo «domenica dalle 14:00» entra alle 14:10, fa il giro della sala ed esce alle 14:35. Una coppia che legge che alle 16:00 c’è la degustazione e alle 17:00 la sfilata si mette in conto due ore e resta per entrambe. Ogni voce ha bisogno di quattro cose e basta: l’ora, il titolo, una frase di descrizione e il punto della struttura in cui succede.
Lo stesso programma lavora una seconda volta il giorno dell’evento. Se è sulla pagina con gli orari veri, in cima compare da sola una barra che mostra che cosa c’è ora e che cosa c’è tra poco: è l’unica cosa di una pagina evento che si accende senza che tu la accenda. Gli ospiti smettono di chiedere alla ragazza dell’ingresso a che ora è la sfilata, i fornitori sanno quando tocca a loro, e tu il programma lo scrivi una volta sola. La scaletta interna della giornata – chi fa che cosa, chi scarica alle 13:00 – resta un’altra cosa e resta tua: sulla pagina va la versione che serve a una coppia.
Come si promuove un open day senza budget pubblicitario?
L’evento su Facebook fa l’invito, i portali intercettano le coppie che stanno già cercando una location, i fornitori invitati condividono la giornata con il proprio pubblico e la tua lista di richieste di preventivo è il canale più caldo che hai. Nessuno di questi quattro costa un euro di pubblicità.
L’evento su Facebook
Resta il miglior meccanismo di invito che esista: costo zero, condivisione immediata e una prima risposta più rapida di qualsiasi modulo – in Italia, quasi sempre su WhatsApp, non nei messaggi della pagina. Due limiti vanno detti. La lista «Interessati» è fatta di profili, non di indirizzi e-mail, numeri di telefono e date di matrimonio. E la copertura è affittata, non tua: archiviato l’evento resta un post. Lascia l’invito dove funziona e fai in modo che il pulsante porti su una pagina che raccoglie i contatti.
I portali e le directory di location
Intercettano le coppie in un momento che non si compra: stanno già cercando una location nella loro provincia, per una data precisa, con un tetto di spesa. Il 65% delle coppie italiane dichiara di usare siti o app per organizzare il matrimonio e il 22% i motori di ricerca (Rapporto sul Settore Nuziale 2026). Il portale dominante è matrimonio.com – sotto «location matrimoni» ne conta 3.774 – e accanto ci sono locationmatrimonio.it, lemienozze.it e area.events; zankyou.it non esiste più come sito a sé, reindirizza a matrimonio.com. L’iscrizione base è gratuita ovunque e nessuno di questi portali pubblica il prezzo dei livelli a pagamento: arriva per telefono. Aggiungi la data dell’open day alla scheda e mettici il link: il portale è distribuzione, la pagina è il posto dove ci si iscrive.
I fornitori come canale
La riga più sottovalutata dell’elenco e l’unica gratuita con una copertura vera. Otto aziende, ognuna con qualche migliaio di follower già fidanzati, condividono la giornata perché ci stanno dentro. Chiedilo esplicitamente nell’invito, manda tu la grafica già pronta e il link, e fissa il giorno di pubblicazione – altrimenti pubblicano tutti il sabato sera e la copertura arriva a porte chiuse. Chiedi anche di taggare la struttura: il post di una fiorista con 6.000 follower vale più di qualsiasi inserzione tu possa comprare con lo stesso budget, cioè zero.
La tua lista di richieste di preventivo
Il pubblico più economico e più caldo che una location possiede, e quello che dimentica: tutte le coppie che negli ultimi dodici mesi hanno chiesto un preventivo e non hanno prenotato. Buona parte di loro una location ancora non ce l’ha. Una mail sola, quattro settimane prima, con la data, il programma e il link per iscriversi, porta una presenza che nessuna pubblicità compra, perché sono persone che ti hanno già detto che il posto gli piaceva. Scrivi però solo a chi ti ha dato il consenso a essere ricontattato per fini commerciali.
Il QR code dalla fiorista, in atelier, in pasticceria
Un QR code sul bancone della fiorista, nell’atelier di abiti da sposa, in pasticceria e sui tavoli del tuo stesso ristorante costa quanto la stampa. Raggiunge persone che stanno già organizzando un matrimonio e le porta dritte al modulo di iscrizione. Se la struttura ha un ristorante, il posto è già apparecchiato: sul tavolo un QR code c’è già, quello del menu, e i clienti lo inquadrano senza pensarci. Controlla solo che il codice apra la pagina nella lingua in cui l’hai scritta.
Instagram, come processo e non come annuncio
Instagram non vende un open day con una locandina, ma lo vende come processo: la tavola che si apparecchia, la cucina che prova gli assaggi, la fiorista che scarica i secchi il sabato mattina. Tre storie nella settimana prima fanno più di una grafica perfetta, perché mostrano la sala che si muove; e il 33% delle coppie italiane usa i social per organizzare il matrimonio (Rapporto sul Settore Nuziale 2026). Il piano annuale completo, con il profilo su Google e i canali a pagamento, sta nella nostra guida al marketing della location.
Come si raccolgono le iscrizioni a un open day? Serve la prenotazione obbligatoria?
Le location italiane raccolgono le iscrizioni all’open day per telefono, per e-mail o con un modulo, e quasi tutte scrivono «ingresso gratuito» accanto a «su prenotazione»: la prenotazione serve, perché è l’unico modo di sapere per quante persone ordinare la degustazione. Un modulo sulla tua pagina fa lo stesso e in più raccoglie il telefono, la data del matrimonio e il consenso scritto, in una tabella sola.
Guarda come si fa oggi in Italia, alla lettera. La Tenuta Santi Giacomo e Filippo scrive che l’open day è «gratuito» ed «esclusivamente su prenotazione», e raccoglie le adesioni su un numero di telefono e un indirizzo e-mail: il CRM è un centralino più una casella di posta. Casananna Events scrive «L’ingresso è gratuito ma previa Registrazione OBBLIGATORIA» e fissa un tetto – settanta coppie – dicendo pubblicamente quanti posti restano. La Seminatrice mette online un modulo, limita l’incontro a venti coppie nuove più venti già sposate e risponde con una mail che contiene la conferma e il programma della giornata. Tre modi, un problema solo: il telefono lascia un numero nel registro chiamate, la casella lascia una conversazione, e né l’uno né l’altra si trasformano in una lista il giovedì prima, quando la cucina ti chiede per quante persone deve comprare.
Un modulo sulla tua pagina aggiunge tre cose. Chiede i nomi della coppia e l’e-mail, chiede di default la data del matrimonio e, se vuoi, il telefono e il numero di invitati previsto. Richiede una spunta esplicita di consenso a essere ricontattati dalla struttura, quindi il consenso diventa un campo salvato e non un’ipotesi – accanto va l’informativa privacy ex art. 13 del GDPR, nel momento in cui i dati si raccolgono: un’iscrizione a un open day non è una vendita, e l’eccezione del «soft spam» dell’art. 130 del Codice privacy vale solo per gli indirizzi ottenuti «nel contesto della vendita» di un servizio analogo. E tutto atterra in un’unica tabella: Coppia, E-mail, Telefono, Data del matrimonio, Invitati, Ricevuta il. Accanto sta la sezione «Verifica disponibilità», dove la coppia sceglie la propria data dal calendario: quelle richieste finiscono in un elenco separato, con la data come colonna che puoi ordinare.
12 domande che i futuri sposi ti faranno all’open day
Dodici domande tornano a ogni open day, e sono le stesse che le guide italiane per gli sposi consigliano di fare a una location prima di firmare. Rispondi una volta sola sulla pagina – nell’offerta, nel menu e nelle FAQ – e la domenica ti resta libera per tutte le altre.
- «La location è in esclusiva?»
- FAQ, una frase: un matrimonio al giorno, oppure due sale che lavorano in parallelo.
- «Quanto costa a persona e che cosa comprende?»
- Sezione Offerta: il prezzo «da», che cosa è dentro il pacchetto e che cosa resta fuori.
- «Qual è la capienza, dentro e fuori?»
- Offerta o FAQ: posti a sedere al coperto, posti all’aperto e capienza con il maltempo.
- «C’è un piano B se piove?»
- FAQ, con accanto la foto della sala allestita per la cerimonia al coperto.
- «Possiamo celebrare il rito civile qui?»
- FAQ: se il Comune ti ha istituito separato ufficio dello stato civile, e in quali spazi.
- «Il catering è interno o possiamo portare il nostro?»
- FAQ: cucina interna, catering in esclusiva oppure lista di fornitori convenzionati.
- «Possiamo portare i nostri fornitori?»
- FAQ: chi è in lista e che cosa succede a chi in quella lista non c’è.
- «A che ora finisce la musica?»
- FAQ: orario di chiusura, limiti di volume e quanto costa prolungare.
- «Quanto è l’acconto e quando si versa?»
- FAQ: importo o percentuale, calendario dei pagamenti, che cosa succede se si rinvia.
- «Ci sono camere per dormire?»
- Offerta o FAQ: camere in struttura, oppure le convenzioni con gli hotel vicini.
- «Il parcheggio è comodo? La struttura è accessibile?»
- FAQ: posti auto, rampe, bagni accessibili, ascensore. Lo chiede chi ha i nonni al seguito.
- «C’è il menu per bambini, vegetariano e senza glutine?»
- Sezione Menu, con i simboli sui piatti e gli allergeni segnati prima che qualcuno chieda.
Le dodici domande sono prese dalle liste che gli sposi italiani leggono prima di un sopralluogo – le «8 domande» di matrimonio.com, la lista di sposimagazine.it, i dieci punti di fieresposi.it – e sono letteralmente le frasi che sentirai al tavolo la domenica.
Che cosa succede in location il giorno dell’open day?
Il giorno dell’open day tutto il lato tecnico sta su un foglio stampato di QR code: uno all’ingresso per l’area riservata agli ospiti, uno per ogni stand dei fornitori e uno per ogni tappa del passaporto. Sulla pagina, intanto, si accende da sola la barra che mostra il punto del programma in corso e quello successivo.
Un foglio, quattro tipi di codice: la pagina dell’evento, l’area riservata, lo stand di ciascun fornitore e le tappe del passaporto. Nessuno deve installare niente, il codice si inquadra con la fotocamera del telefono, e in Italia questa non è più una richiesta strana: il menu con il QR code sta sul tavolo di quasi ogni ristorante dal 2020, e chi gestisce una sala ricevimenti con cucina quel codice lo stampa già. La cosa da provare davvero, il sabato sera, è un’altra: molte location italiane stanno in campagna, e il segnale in sala non è quello dell’ufficio. Prova i codici con i dati mobili, in piedi al centro della sala, non dal Wi-Fi della reception. Se il campo è debole, quel giorno il Wi-Fi per gli ospiti diventa parte dell’allestimento quanto i fiori.
Tutto il resto è una scelta, non un automatismo. Puoi accendere l’area riservata agli ospiti e chiuderla dietro un PIN di quattro cifre, così il listino o le fotografie della giornata restano a chi c’era davvero – e la mattina dopo cambi le quattro cifre e togli l’accesso a tutti in un colpo solo. Puoi accendere il Passaporto dell’evento: le tappe con il QR code alle attrazioni della struttura portano gli ospiti a girare tutta la proprietà invece di fermarsi al bar, e chi le completa scopre il tuo codice sconto. Puoi accendere la galleria live, dove gli ospiti caricano le foto dal telefono mentre la giornata è in corso. Di suo si accende solo la barra del programma: il resto lo decidi tu.
Che cosa si fa nelle 48 ore dopo l’open day?
Nelle 48 ore dopo l’open day rispondi a ogni coppia con la sua data del matrimonio davanti agli occhi, nell’ordine delle iscrizioni, partendo da chi ha chiesto di una data precisa: quella data nella prima riga è l’unica cosa che distingue una risposta da un invio di massa.
Il ritmo che funziona ha quattro momenti. La domenica sera, entro due ore dalla chiusura: un grazie breve a tutti gli iscritti, con il link alla pagina che resta online. Il lunedì entro mezzogiorno: le risposte individuali a chi ha chiesto di un weekend preciso, ognuna con la sua data in apertura. Entro 48 ore: la telefonata a chi ha lasciato il numero e ha parlato di un mese preciso – e in Italia quella telefonata diventa spesso un messaggio su WhatsApp, che è il canale su cui una risposta arriva davvero, con lo stesso consenso e le stesse verifiche che servono per chiamare. Dopo una settimana: le foto della giornata e una domanda sola, se vogliono vedere la sala da soli, in settimana, con calma.
Una cosa va detta onestamente: non ti arriva niente per e-mail. Le nuove iscrizioni e le richieste di disponibilità non fanno partire nessuna notifica; la schermata dei contatti va aperta a mano, ed è la prima cosa da fare il lunedì mattina. Perché conti tanto è documentato – la velocità di risposta è la leva di conversione meglio dimostrata di tutto il percorso – anche se lo studio del «rispondi entro 5 minuti» che gira nei blog italiani è americano e per il settore matrimoni un equivalente italiano non esiste: lo raccontiamo con i numeri e con questa avvertenza nella guida al marketing della location. Qui basta la regola: una coppia che aspetta tre giorni, per tre giorni parla con qualcun altro.
Resta un patrimonio che quasi nessuno raccoglie. La pagina dell’open day non sparisce come un evento su Facebook: resta online con le fotografie della sala piena, il programma e le schede dei fornitori, quindi la coppia che a febbraio ha esitato a maggio ha un posto dove tornare. E quelle fotografie sono le uniche che non si possono mettere in scena, proprio mentre il 58% delle coppie italiane dice di voler vedere le immagini della location e il 53% le foto di matrimoni già celebrati lì (Rapporto sul Settore Nuziale 2026): lavorano per dodici mesi sul sito, sulla scheda del portale e su Instagram. Ultima cosa, e non è una cortesia: manda a ogni fornitore le foto del suo stand e un ringraziamento specifico. È tutta lì la conversazione sul fatto che l’anno prossimo torni.
Come si capisce se l’open day è andato bene?
Un open day si giudica con otto numeri: visite alla pagina, ingressi nell’area riservata, QR code inquadrati, iscrizioni, richieste di disponibilità, domande dal modulo di contatto, fornitori salvati dalle coppie e passaporti completati.
- Visite alla pagina
- Quante persone hanno visto l’invito: misura la promozione, non la presenza.
- Ingressi nell’area riservata
- Quanti hanno usato il PIN, cioè quante persone c’erano davvero in sala.
- QR code inquadrati
- Se i codici sugli stand e alle tappe li ha inquadrati qualcuno o sono rimasti lì.
- Iscrizioni
- Le coppie iscritte, con nomi, e-mail, telefono e data del matrimonio.
- Richieste di disponibilità
- Chi ha indicato una data precisa: la parte più calda della lista.
- Domande
- I messaggi arrivati dal modulo di contatto, contati a parte dalle iscrizioni.
- Fornitori salvati
- Quante coppie hanno messo in lista uno dei professionisti che hai invitato.
- Passaporti completati
- Quanti ospiti hanno girato tutta la struttura e non solo la sala grande.
Otto numeri su una schermata sola: è il foglio da mettere sul tavolo quando si parla del budget dell’anno prossimo, ed è anche l’unico confronto che vale qualcosa, perché si fa con la tua giornata dell’anno scorso.
7 errori che rovinano un open day
L’errore che rovina più open day è non avere una lista di iscrizioni: nessuno sa quante coppie arriveranno, la degustazione si ordina a sentimento in eccesso o in difetto, e i contatti si perdono la sera stessa.
Nessuna lista di iscrizioni
Le prenotazioni telefoniche lasciano un numero nel registro chiamate, quelle via e-mail una conversazione, WhatsApp un soprannome e una foto profilo. Tre giorni dopo nessuno riesce a farne una lista sola, e la settimana prima nessuno riesce a dire alla cucina per quante persone comprare. Troppo cibo è un costo che si scrive tra le perdite; troppo poco è la prima impressione che una coppia si porta a casa.
Nessuna risposta dopo la giornata
L’errore più caro dell’elenco, perché i soldi sono già stati spesi. La struttura organizza l’open day, raccoglie sessanta contatti e si fa viva martedì della settimana dopo, quando qualche coppia ha già firmato altrove. Il follow-up non è una fase successiva all’evento: è l’unico motivo per cui l’evento si è fatto.
Due aziende della stessa categoria
Due fotografi nella stessa sala si controllano a vicenda invece di lavorare, e nessuno dei due invita le proprie coppie sapendo di doverle dividere con un concorrente. La regola è semplice: un’azienda sola per categoria, detta esplicitamente nell’invito. Così arrivano tutti con il portfolio pieno e con il proprio pubblico, e non con la prudenza.
La data sbagliata
Un open day a giugno è costo senza ricavo: le coppie che si sposano quest’anno hanno già scelto, la squadra ha smontato un matrimonio il sabato e la fiorista non ha una mano libera. La seconda versione dello stesso errore è il weekend di una fiera sposi della tua zona: la fiera ha una campagna che tu non pareggi e si porta via sia le coppie sia i fornitori che volevi. Controllare il calendario costa dieci minuti e va fatto prima di stampare qualsiasi cosa.
Nessun programma con gli orari
Senza orari nessuno sa perché restare. Una coppia entra, fa il giro, dice «bellissimo» ed esce dopo venti minuti, prima che qualcuno le abbia chiesto quando si sposa. Un programma con gli orari veri – la degustazione alle 16:00, la sfilata alle 17:00 – è l’unico strumento che tiene le persone in sala fino al blocco in cui si parla di date libere.
Nessuno ha contato la giornata
«C’era tanta gente» non è un risultato. Senza il numero di iscritti, il numero di richieste di disponibilità e il numero di coppie effettivamente arrivate, quest’anno non si confronta con l’anno scorso e il budget non si difende davanti a chi lo firma. E non si migliora niente, perché non si sa quale pezzo della giornata abbia funzionato.
I fornitori tornano a casa senza numeri
Stanno in piedi sei ore, distribuiscono biglietti da visita e tornano a casa con una sensazione. Un anno dopo chiedi loro di esserci di nuovo e non hai niente da mostrargli. Se ognuno se ne va con le foto del proprio stand e con i numeri di quello stand, la conversazione dell’anno prossimo – e qualsiasi conversazione su un contributo per lo stand – diventa tutt’altra cosa.
Open day per location matrimoni: domande frequenti
Quanto devo far pagare ai fornitori che partecipano al mio open day?
A un open day non si fa pagare niente: i fornitori sono lì perché portano il proprio pubblico e allestiscono la sala a un livello che non compreresti per una domenica, e lo scambio è metri quadri e visibilità contro coppie e condivisioni. Si comincia a far pagare lo stand quando la giornata diventa una fiera sposi e la tua struttura passa nel ruolo di organizzatore. In quel caso i due listini pubblici italiani sono il riferimento onesto: SposinLove chiede 115 euro al mq per un’area preallestita e 75 euro al mq per l’area libera, IVA 22% esclusa, mentre Tuttosposi chiede 980 euro di quota di iscrizione più 200 euro al mq di area e 90 euro al mq di allestimento a un nuovo espositore.
Come si scrive l’invito a un open day per sposi?
Un invito a un open day contiene otto cose e nessuna di più: la data, l’ora di inizio e quella di fine, l’indirizzo con il link alla mappa, la formula «ingresso gratuito», la formula «su prenotazione» o «prenotazione obbligatoria», il numero di posti se sono limitati, il programma con gli orari e i nomi dei professionisti che ci saranno. Sotto, un link solo: quello del modulo di iscrizione. Queste formule sono fisse nel mercato italiano e conviene usarle esattamente così, perché sono le parole con cui le coppie cercano: non inventare varianti tipo «iscrizione richiesta». E qualifica sempre l’espressione – «open day per i futuri sposi», non «open day» e basta, che in Italia è delle scuole.
La degustazione dell’open day deve essere gratuita?
All’open day la degustazione è gratuita e fa parte dell’invito: quattro o cinque assaggi, uno per portata, serviti come si servono a un matrimonio. Non è un pranzo e non deve esserlo, perché serve a far capire che cosa c’è dentro il tuo prezzo a persona. La degustazione completa – quella su prenotazione, per una coppia che sta decidendo – è un secondo appuntamento, e lì sta a te decidere se farla pagare o scalarla dal contratto. Non confondere le due cose quando fai i conti: i 125 euro a persona che matrimonio.com indica come media del catering di un matrimonio italiano (aggiornato al 14 luglio 2025) sono il prezzo di un ricevimento, non di quattro assaggi in piedi.
Si può fare un open day in un agriturismo, in una masseria o in un casale?
Il formato funziona in qualsiasi struttura che ospiti ricevimenti – agriturismo, masseria, casale, cascina, tenuta, villa, borgo, dimora storica, relais, sala ricevimenti o ristorante – e cambiano solo tre cose: quanto spazio coperto hai se piove, quanti posti auto ci sono e quanto è facile arrivare. Una struttura in campagna deve mettere sulla pagina l’indirizzo esatto, il link alla mappa e una riga sull’ultimo tratto di strada, perché la coppia che si perde alle 14:30 non arriva più. Il resto della giornata è identico ovunque: sala allestita come per un ricevimento, degustazione, i fornitori con cui lavori davvero e un blocco di tempo dedicato alle date libere.
Serve una wedding planner per organizzare un open day?
L’open day lo organizza la struttura, e le quattro persone che servono la domenica le hai già: una all’ingresso con la lista delle iscrizioni, una che accompagna i gruppi in visita, una che risponde al telefono e una che parla di date libere. Una wedding planner è preziosa in un ruolo diverso: come professionista invitata, perché porta le proprie coppie e sa raccontare la tua sala meglio di qualsiasi depliant. Se decidi di affidarne l’organizzazione a una professionista, sappi che stai comprando l’allestimento e il coordinamento della giornata, non i contatti: i contatti li produce il modulo di iscrizione, e restano tuoi.
Quante volte all’anno conviene fare un open day?
Uno o due l’anno, tutti e due tra novembre e marzo, quando in Italia la sala è libera e le coppie che si sposeranno nella stagione successiva stanno decidendo. Due giornate a sei-otto settimane di distanza – una a gennaio e una a marzo, per dire – raddoppiano la probabilità di incrociare il weekend giusto di una coppia senza consumare due volte lo stesso pubblico. Quattro non funzionano: i fornitori non allestiscono gratis quattro volte, la lista delle coppie che ti seguono si esaurisce e la giornata smette di sembrare un’occasione. Se la squadra regge, meglio due giorni consecutivi di «porte aperte» che quattro domeniche sparse.
L’open day ha senso se la mia location non può celebrare il rito civile?
L’open day resta la cosa più efficace che puoi fare anche senza cerimonia, perché il ricevimento è la voce più grande del budget di una coppia e la sala allestita è l’argomento che vende. La domanda però arriverà, quindi la risposta va preparata: in Italia il rito civile fuori dalla casa comunale è possibile solo se il Comune istituisce presso la tua struttura un separato ufficio dello stato civile, con delibera di giunta e comunicazione al prefetto (D.P.R. 396/2000, art. 3). Si decide Comune per Comune, e la differenza è enorme: Roma Capitale non autorizza le strutture private e celebra solo nelle proprie sedi, mentre Guidonia Montecelio ha aperto per convenzione a «ville, casali, dimore storiche e strutture ricettive di pregio». La cosa da chiedere in Comune si chiama esattamente così, ed è una richiesta da fare prima dell’open day, non dopo.
Se faccio pagare l’ingresso all’open day devo emettere fattura?
Se incassi un biglietto devi certificare il corrispettivo, ma non con una fattura per forza: a un privato basta la ricevuta o lo scontrino elettronico, e la fattura la emetti solo se te la chiede. Se la emetti, dal 1° gennaio 2019 può essere solo elettronica, anche verso il consumatore finale (Agenzia delle Entrate, guida alla fattura elettronica, dicembre 2025): per un privato senza codice destinatario si usa «0000000», l’XML resta l’originale e al cliente va consegnata una copia cartacea o digitale; dove si applica, l’imposta di bollo è di 2 euro. Vale anche in regime forfettario. È il motivo pratico per cui quasi tutte le location italiane scrivono «ingresso gratuito»: un biglietto simbolico alza la percentuale di chi si presenta davvero, ma aggiunge un adempimento per ogni coppia.
Come faccio a far venire le coppie giuste e non i curiosi?
Il filtro non è l’invito, è il modulo: chiedi la data del matrimonio già nell’iscrizione e la lista si divide da sola tra chi ha una data in testa e chi sta guardando in giro. Prima di comprare pubblico, usa quello che possiedi: le coppie che ti hanno chiesto un preventivo negli ultimi dodici mesi e non hanno prenotato, e il pubblico degli otto fornitori che hai invitato, che è già fatto di futuri sposi. Poi aggiungi «posti limitati» e una lista che si chiude una settimana prima: chi si iscrive a una lista con un tetto poi viene, e chi non ha una data in mente raramente si iscrive.
Che cosa faccio con chi si è iscritto e non si è presentato?
Chi si è iscritto e non è venuto è un contatto valido, non uno scarto: ti ha lasciato nome, e-mail e spesso la data del matrimonio, e saltare una domenica non significa aver scelto un’altra location. Mandagli lo stesso messaggio che mandi agli altri, con le foto della giornata, e aggiungi una riga: che la sala si può vedere anche in settimana, con calma, quando fa comodo. Il sopralluogo individuale è il momento con la conversione più alta di tutto il percorso, e chi non si è presentato è la persona più facile da portarci. Conta anche la percentuale di assenti: è il numero che ti dice se l’anno prossimo ordinare la degustazione sugli iscritti o sugli iscritti meno un quarto.
Costruisci la pagina del tuo open day
Il programma, i fornitori, il menu, le iscrizioni e i QR code a un indirizzo solo, che una coppia apre dal telefono.
Clicchi, lasci un’e-mail, ti arriva un link ed entri nel pannello. Nessuna password, nessuna carta, nessuna telefonata di vendita.